Polityka prywatności

Wersja z dnia 19 czerwca 2026 r. Ostatnia aktualizacja: 7 października 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem serwisu penso.pl oraz świadczeniem usług Penso jest Sellwell spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (ul. Orląt Lwowskich 38 lok. 32, 02-495 Warszawa), NIP 5223328935, REGON 541169349, KRS 0001161700 (dalej: „Administrator” lub „my”).

Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych: kontakt@penso.pl. Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych (IOD) – we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt pod powyższym adresem.

Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami krajowymi.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od relacji z nami przetwarzamy m.in.:

• Dane kontaktowe / zapis do early access – adres e-mail oraz informacje przekazane w korespondencji, gdy zgłaszasz się do programu wczesnego dostępu lub kontaktujesz się z nami.
• Dane konta i Użytkownika – dane niezbędne do założenia i obsługi konta w Serwisie (np. imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, dane logowania, dane rozliczeniowe Klienta będącego przedsiębiorcą).
• Dane techniczne – dane niezbędne do prawidłowego i bezpiecznego działania usługi (np. logi systemowe, adres IP, informacje o sesji).
• Dane wprowadzane do Serwisu przez Klienta – dane księgowe oraz dane osobowe kontrahentów i osób powiązanych z firmami obsługiwanymi przez Klienta. W odniesieniu do tych danych pełnimy rolę podmiotu przetwarzającego (zob. pkt 4).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Obsługa zgłoszeń i kontaktu, program early access – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać.
• Zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z Serwisu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (a wobec osób działających w imieniu Klienta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Realizacja obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych (np. wystawianie faktur) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Zapewnienie bezpieczeństwa, rozwój i utrzymanie usługi, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Powierzenie przetwarzania – biura rachunkowe i firmy

Gdy korzystasz z Penso, aby prowadzić księgowość swoich klientów lub swojej firmy, to Ty (Klient) jesteś administratorem danych osobowych wprowadzanych do Serwisu (np. danych kontrahentów, pracowników, osób reprezentujących obsługiwane podmioty), a my działamy jako podmiot przetwarzający, który przetwarza te dane wyłącznie w Twoim imieniu i na Twoje udokumentowane polecenie.

Zasady tego przetwarzania reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), którą zawieramy z Klientem. Określa ona m.in. przedmiot i czas przetwarzania, kategorie danych, obowiązki stron, korzystanie z podprocesorów oraz zasady usuwania lub zwrotu danych po zakończeniu współpracy.

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być przetwarzane przez zaufanych dostawców działających na nasze zlecenie i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia, w szczególności dostawców infrastruktury chmurowej i hostingu, na której działa Serwis i przechowywane są dane:

• Vercel – hosting warstwy frontendowej i dostarczanie treści (CDN).
• Render – hosting aplikacji / warstwy backendowej (API).
• Supabase – hosting bazy danych i przechowywanie danych.
• Resend – wysyłka e-maili systemowych (zaproszenia, reset hasła).
• Anthropic (USA) – funkcje AI, jeśli Klient je włączy.
• Mistral AI (Francja) – odczyt dokumentów (OCR), jeśli Klient włączy funkcje AI.

Pełny, aktualny rejestr podwykonawców przetwarzania (subprocesorów) – wraz z zakresem danych, lokalizacją przetwarzania i podstawą transferu – publikujemy na stronie Podwykonawcy przetwarzania danych. W miarę rozwoju usługi możemy korzystać z dodatkowych dostawców; o zmianach informujemy zgodnie z zasadami opisanymi na tej stronie oraz w umowie powierzenia.

Dane przechowujemy na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Dane mogą być również udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz – w niezbędnym zakresie – doradcom (np. księgowym, prawnym) działającym na nasze zlecenie.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Dążymy do przetwarzania danych w granicach EOG. Jeżeli którykolwiek z dostawców jest podmiotem mającym siedzibę poza EOG lub przetwarza dane poza EOG, przekazanie odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

7. Okres przechowywania danych

• Dane związane z kontaktem i zapisem do early access – do czasu zakończenia obsługi zgłoszenia lub wycofania zgody, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia lub obrony roszczeń.
• Dane związane z umową – przez czas jej obowiązywania, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami (m.in. podatkowymi i rachunkowymi) oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Dane Klienta wprowadzone do Serwisu – zgodnie z umową powierzenia; po zakończeniu współpracy są usuwane lub zwracane Klientowi w uzgodnionym terminie.

8. Twoje prawa (RODO)

W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem Twoich danych, przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na kontakt@penso.pl.

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Jeżeli Twoje dane przetwarzamy jako podmiot przetwarzający w imieniu Klienta (np. biura rachunkowego), zgłoszenie dotyczące realizacji praw przekażemy właściwemu administratorowi lub skierujemy Cię do niego.

9. Pliki cookies i analityka

Strona internetowa penso.pl została zaprojektowana w sposób ograniczający przetwarzanie danych. Strona nie wykorzystuje śledzących plików cookie ani narzędzi profilujących osoby odwiedzające.

Do analizy ruchu możemy korzystać z rozwiązań przyjaznych prywatności, działających bez identyfikowania użytkowników (np. Plausible Analytics). Taką opcjonalną analitykę uruchamiamy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookie; swój wybór możesz zmienić w każdej chwili, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookies” w stopce. W zakresie działania samej aplikacji (po zalogowaniu) wykorzystywane są wyłącznie pliki niezbędne do świadczenia usługi (np. utrzymanie sesji i bezpieczeństwo).

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji (TLS), kontrolę dostępu, rozdzielenie danych poszczególnych firm (wielofirmowość) oraz kopie zapasowe. Każdy zapis księgowy wymaga akceptacji użytkownika – mechanizmy automatyczne i AI przygotowują propozycje, ale nie księgują danych bez decyzji człowieka.

11. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz niniejszej Polityki skontaktuj się z nami pod adresem e-mail: kontakt@penso.pl lub pisemnie: Sellwell sp. z o.o., ul. Orląt Lwowskich 38 lok. 32, 02-495 Warszawa.

12. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, w szczególności w związku ze zmianami przepisów lub zakresu usług. Aktualna wersja jest publikowana w tym miejscu wraz z datą obowiązywania.

← Powrót na stronę główną · Podwykonawcy · Regulamin