Regulamin świadczenia usług

Wersja z dnia 19 czerwca 2026 r. Ostatnia aktualizacja: 19 czerwca 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach systemu finansowo-księgowego Penso, dostępnego pod adresem penso.pl (dalej: „Serwis”).
2. Usługodawcą i administratorem Serwisu jest [PEŁNA NAZWA FIRMY], [FORMA PRAWNA] z siedzibą w [ADRES], NIP [NIP], REGON [REGON], wpisany do [KRS / CEIDG] (dalej: „Usługodawca”).
3. Kontakt z Usługodawcą jest możliwy pod adresem e-mail: kontakt@penso.pl.
4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.
5. Niniejszy Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

§ 2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

• Serwis / Penso – oprogramowanie w modelu SaaS (Software as a Service) udostępniane przez Usługodawcę za pośrednictwem przeglądarki internetowej, służące do prowadzenia ksiąg rachunkowych, ewidencji VAT, generowania plików JPK, deklaracji oraz powiązanych funkcji księgowych.
• Klient – przedsiębiorca (w tym biuro rachunkowe) lub inny podmiot zawierający z Usługodawcą umowę o korzystanie z Serwisu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Użytkownik – osoba fizyczna działająca w imieniu Klienta, korzystająca z Serwisu na podstawie przyznanego dostępu (konta).
• Konto – zbiór zasobów i ustawień przypisanych Klientowi/Użytkownikowi w Serwisie, dostępny po uwierzytelnieniu.
• Umowa – umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawierana między Usługodawcą a Klientem na zasadach określonych w Regulaminie.
• Dane Klienta – dane wprowadzane lub importowane do Serwisu przez Klienta lub Użytkowników, w tym dane księgowe oraz dane osobowe kontrahentów i osób, których administratorem pozostaje Klient.
• Program early access – etap wczesnego dostępu, w którym Serwis udostępniany jest wybranym Klientom na zasadach indywidualnych, w celu rozwoju i testowania produktu.

§ 3. Rodzaj i zakres usług

1. Usługodawca świadczy na rzecz Klienta usługę dostępu do Serwisu Penso w modelu SaaS, obejmującą w szczególności: prowadzenie pełnej księgowości (księgowość podwójna), plan kont, ewidencję kontrahentów, rozrachunki, rejestry VAT, generowanie plików JPK_V7M, przygotowanie deklaracji i e-Deklaracji, ewidencję środków trwałych, import wyciągów bankowych oraz sprawozdania finansowe.
2. Serwis może obejmować funkcje wspomagane mechanizmami sztucznej inteligencji, które przygotowują propozycje zapisów lub rozliczeń. Propozycje takie wymagają każdorazowo zatwierdzenia przez Użytkownika i nie są księgowane automatycznie bez jego decyzji.
3. Zakres funkcji dostępnych w Serwisie może się różnić w zależności od planu, etapu rozwoju produktu oraz indywidualnych ustaleń z Klientem. Funkcje opisane jako „Wkrótce” lub „w przygotowaniu” nie są jeszcze udostępnione i nie stanowią przedmiotu zobowiązania co do terminu.
4. Serwis jest narzędziem wspierającym pracę osób prowadzących księgowość. Usługodawca nie świadczy usług księgowych, doradztwa podatkowego ani prawnego. Odpowiedzialność za prawidłowość, kompletność i terminowość rozliczeń oraz dokumentów składanych do organów ponosi Klient.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne jest: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie niezbędnych do działania usługi oraz aktywne konto poczty elektronicznej.
2. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis był dostępny i działał poprawnie, jednak nie gwarantuje, że będzie wolny od przerw wynikających z prac konserwacyjnych, aktualizacji lub czynników niezależnych od Usługodawcy.

§ 5. Zawarcie umowy i rejestracja konta

1. Korzystanie z Serwisu wymaga utworzenia Konta oraz akceptacji Regulaminu i Polityki prywatności.
2. Umowa zostaje zawarta z chwilą aktywacji Konta lub potwierdzenia dostępu przez Usługodawcę, a w przypadku programu early access – z chwilą udostępnienia Klientowi dostępu na uzgodnionych warunkach.
3. Klient zobowiązuje się podać dane prawdziwe i aktualne oraz zapewnić, że osoby działające w jego imieniu są do tego umocowane.
4. Usługodawca może odmówić zawarcia Umowy lub zawiesić dostęp w razie naruszenia Regulaminu lub przepisów prawa.

§ 6. Zasady korzystania z Serwisu

1. Klient i Użytkownicy zobowiązani są korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem oraz dobrymi obyczajami.
2. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym, podejmowanie działań zakłócających działanie Serwisu, prób nieuprawnionego dostępu do danych innych Klientów oraz korzystanie z Serwisu w sposób naruszający prawa osób trzecich.
3. Klient odpowiada za zachowanie poufności danych uwierzytelniających (loginów i haseł) oraz za działania Użytkowników, którym przyznał dostęp.
4. Klient odpowiada za zgodność z prawem oraz prawidłowość Danych Klienta wprowadzanych do Serwisu.

§ 7. Dane Klienta i powierzenie przetwarzania

1. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę określa Polityka prywatności.
2. W zakresie, w jakim Klient (w szczególności biuro rachunkowe) pozostaje administratorem danych osobowych przetwarzanych w Serwisie (np. danych kontrahentów i osób reprezentujących obsługiwane firmy), a Usługodawca przetwarza te dane w jego imieniu, strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA), stanowiącą integralną część Umowy.
3. Dane Klienta przechowywane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Unii Europejskiej / Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
4. Klient zachowuje prawo do eksportu wprowadzonych przez siebie danych w zakresie udostępnianym przez funkcje Serwisu.

§ 8. Płatności i program early access

1. Korzystanie z Serwisu może mieć charakter odpłatny. Na etapie programu early access warunki i wysokość wynagrodzenia ustalane są indywidualnie z Klientem.
2. Usługodawca wystawia z tytułu świadczonych usług faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami.
3. Szczegółowe warunki płatności, okresy rozliczeniowe oraz ewentualne plany cenowe określane są w odrębnych ustaleniach, ofercie lub cenniku udostępnionym Klientowi.

§ 9. Dostępność usługi i odpowiedzialność

1. Usługodawca dokłada należytej staranności w zapewnieniu prawidłowego i ciągłego działania Serwisu.
2. Na etapie programu early access Serwis może być rozwijany i modyfikowany, a niektóre funkcje mogą mieć charakter testowy.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z: nieprawidłowych lub niekompletnych Danych Klienta, działań lub zaniechań Klienta i Użytkowników, korzystania z Serwisu niezgodnie z Regulaminem, a także z przyczyn niezależnych od Usługodawcy (siła wyższa, awarie dostawców infrastruktury, działania osób trzecich).
4. W najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo całkowita odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta niebędącego konsumentem, z jakiegokolwiek tytułu związanego z Umową, jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia faktycznie zapłaconego przez Klienta na rzecz Usługodawcy w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę roszczenia. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, utratę danych wynikającą z przyczyn leżących po stronie Klienta ani za szkody pośrednie.
5. Klient jest zobowiązany do samodzielnej weryfikacji poprawności rozliczeń, deklaracji i plików generowanych w Serwisie przed ich złożeniem do właściwych organów.

§ 10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać na adres kontakt@penso.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać opis problemu oraz dane umożliwiające kontakt. Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni od ich otrzymania i informuje o sposobie rozpatrzenia.

§ 11. Odstąpienie i rozwiązanie umowy

1. Klient może w każdym czasie zrezygnować z korzystania z Serwisu i rozwiązać Umowę na zasadach w niej określonych.
2. Usługodawca może rozwiązać Umowę lub zawiesić dostęp w razie istotnego naruszenia Regulaminu przez Klienta, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, o ile jest to możliwe.
3. Po zakończeniu Umowy Klient ma możliwość pobrania Danych Klienta w zakresie udostępnianym przez Serwis, w rozsądnym terminie wskazanym przez Usługodawcę, po którym dane mogą zostać usunięte zgodnie z Polityką prywatności i umową powierzenia.

§ 12. Własność intelektualna

1. Serwis, jego oprogramowanie, interfejs, znaki towarowe oraz materiały udostępniane przez Usługodawcę podlegają ochronie prawnej i stanowią własność Usługodawcy lub osób trzecich.
2. Klient uzyskuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo do korzystania z Serwisu w okresie obowiązywania Umowy, w zakresie niezbędnym do korzystania z usługi zgodnie z jej przeznaczeniem.
3. Dane Klienta pozostają własnością Klienta. Usługodawca nie nabywa do nich praw poza zakresem niezbędnym do świadczenia usługi.

§ 13. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zakresu lub sposobu świadczenia usług albo względów technicznych lub organizacyjnych.
2. O zmianach Klient zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem, w szczególności drogą elektroniczną lub poprzez komunikat w Serwisie. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację, z zastrzeżeniem prawa do rozwiązania Umowy.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
2. Ewentualne spory wynikające z Umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w razie braku porozumienia – przed sądem właściwym miejscowo dla siedziby Usługodawcy, o ile przepisy bezwzględnie obowiązujące nie stanowią inaczej.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 19 czerwca 2026 r.

← Powrót na stronę główną