Podwykonawcy przetwarzania danych
Pełna lista subprocesorów, z których korzystamy świadcząc usługę Penso — wraz z zakresem danych, lokalizacją przetwarzania i podstawą transferu.
Ostatnia aktualizacja: 30 lipca 2026 r.
Świadcząc usługę Penso (system finansowo-księgowy dostępny pod adresem app.penso.pl), [PEŁNA NAZWA FIRMY] korzysta z niżej wymienionych podwykonawców przetwarzania danych (subprocesorów) w rozumieniu art. 28 ust. 2 i 4 RODO. Z każdym z podwykonawców zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych (lub równoważne zobowiązanie umowne) nakładająca obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż te, które przyjmujemy wobec naszych klientów w Regulaminie i umowie powierzenia przetwarzania danych.
Dane księgowe naszych klientów są przechowywane wyłącznie na terenie Unii Europejskiej (Frankfurt, Niemcy). Tam, gdzie dostawca ma siedzibę poza EOG, transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC), a w przypadku dostawców z USA — dodatkowo w oparciu o certyfikację EU-U.S. Data Privacy Framework, o ile ją posiadają.
Rejestr podwykonawców
| Podmiot | Usługa | Kategorie danych | Lokalizacja przetwarzania | Podstawa transferu |
|---|---|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Baza danych i przechowywanie plików | Wszystkie dane aplikacji: księgi rachunkowe, kontrahenci (NIP, nazwy, adresy), rozrachunki, załączniki (faktury), konta użytkowników | UE (Frankfurt, Niemcy) | Dane w UE; DPA + SCC (dostawca z USA) |
| Render Services, Inc. | Serwery aplikacji (API, zadania w tle) | Wszystkie dane aplikacji przetwarzane w pamięci operacyjnej; logi techniczne | UE (Frankfurt, Niemcy) | Dane w UE; DPA + SCC (dostawca z USA) |
| Vercel, Inc. | Hosting interfejsu aplikacji (CDN) | Metadane żądań HTTP (adres IP, nagłówki); nie przechowuje danych księgowych | Globalna sieć CDN | DPA + SCC |
| Resend, Inc. | E-maile transakcyjne (zaproszenia, reset hasła, powiadomienia) | Adresy e-mail użytkowników, treść powiadomień | USA | DPA + SCC; certyfikacja EU-U.S. DPF |
| Anthropic, PBC | Funkcje AI — propozycje dekretacji, asystent księgowy | Zredagowane fragmenty tekstu dokumentów i kontekst księgowy (PESEL, IBAN i adresy e-mail są usuwane przed wysyłką) | USA | DPA + SCC |
| Mistral AI SAS | OCR — odczyt treści faktur (obrazy/PDF) | Pełne obrazy/PDF dokumentów przekazywane wyłącznie w celu ekstrakcji danych | Francja (UE) | Dostawca z UE; DPA |
Jak korzystamy z każdego z podwykonawców
Supabase — główna baza danych i archiwum plików
Tu znajdują się wszystkie dane, które wprowadzasz do Penso: dziennik księgowy, plan kont, rejestry VAT, rozrachunki, kartoteki kontrahentów oraz oryginalne pliki dokumentów (faktury pobrane z KSeF, skany, wyciągi bankowe). Dane są szyfrowane w spoczynku, a dostęp aplikacji odbywa się wyłącznie zaszyfrowanym połączeniem. Baza działa w regionie Frankfurt — dane nie opuszczają UE. Środowisko testowe i produkcyjne to dwa całkowicie odrębne projekty.
Render — serwery aplikacji
Na serwerach Render działa logika Penso (księgowania, importy, generowanie JPK). Dane przepływają przez pamięć operacyjną serwerów w regionie Frankfurt; trwały zapis następuje wyłącznie w bazie Supabase. Render przechowuje także techniczne logi działania aplikacji.
Vercel — interfejs aplikacji
Vercel serwuje wyłącznie statyczne pliki interfejsu (aplikację przeglądarkową). Dane księgowe nie są tam przechowywane ani przetwarzane — do infrastruktury Vercel trafiają standardowe metadane ruchu sieciowego (adres IP, nagłówki żądań) niezbędne do dostarczenia strony.
Resend — poczta transakcyjna
Przez Resend wysyłamy wyłącznie e-maile systemowe: zaproszenia do organizacji, resety haseł i powiadomienia. Dostawca przetwarza adresy e-mail odbiorców i treść tych wiadomości. Resend posiada certyfikację EU-U.S. Data Privacy Framework.
Anthropic — funkcje AI (propozycje księgowań, asystent)
Funkcje AI są opcjonalne i domyślnie wyłączone — każda firma włącza je świadomie w ustawieniach. Przed wysłaniem jakiegokolwiek tekstu do modelu automatycznie usuwamy numery PESEL, numery rachunków (IBAN) i adresy e-mail; odpowiedzi modelu są zawsze wyłącznie propozycją wymagającą zatwierdzenia przez księgowego. Zgodnie z warunkami handlowymi Anthropic dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli, a treść zapytań nie jest domyślnie przechowywana po zwróceniu odpowiedzi (wyjątek: treści oznaczone przez systemy bezpieczeństwa dostawcy, do 2 lat). Każde użycie AI jest rejestrowane w dzienniku zdarzeń AI.
Mistral AI — OCR dokumentów
Gdy funkcje AI są włączone, obrazy i pliki PDF faktur są przekazywane do europejskiego dostawcy Mistral AI w celu odczytania ich treści (OCR). Z natury tej usługi przekazywany jest pełny dokument — nie da się go wcześniej zredagować. Dokumenty są przekazywane wyłącznie w celu ekstrakcji danych na potrzeby zaksięgowania; wynik trafia do bufora jako propozycja do weryfikacji.
Usługi państwowe i rejestry publiczne (niebędące podwykonawcami)
W ramach działania systemu — na polecenie i w imieniu klienta — Penso komunikuje się z publicznymi rejestrami i systemami administracji. Podmioty te działają jako niezależni administratorzy danych, nie są naszymi podwykonawcami:
- KSeF (Ministerstwo Finansów) — pobieranie faktur klienta na podstawie tokenu dostępowego udostępnionego przez klienta;
- Biała Lista podatników VAT oraz VIES — weryfikacja statusu VAT i rachunków kontrahentów (przekazywany jest NIP/numer rachunku);
- GUS/REGON — pobieranie danych rejestrowych kontrahentów po NIP;
- NBP — pobieranie kursów walut (bez danych osobowych).
Dostawcy bez dostępu do danych osobowych klientów
GitHub, Inc. — hosting kodu źródłowego aplikacji. W repozytorium nie są przechowywane żadne dane klientów.
Zmiany na liście podwykonawców
O zamiarze dodania lub zastąpienia podwykonawcy przetwarzającego dane osobowe poinformujemy klientów z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem — e-mailem na adres administratora konta oraz aktualizacją tej strony. Klient może zgłosić uzasadniony sprzeciw wobec zmiany, pisząc na adres kontakt@penso.pl przed jej wejściem w życie.
Historia zmian
- 30 lipca 2026 r. — pierwsza publikacja rejestru podwykonawców.
← Powrót na stronę główną · Polityka prywatności · Regulamin